Códigos de barras tienda

¿Estamos obligados a etiquetas los productos?

Diego Gea

¿Como empiezo y como etiqueto mis productos?

Probablemente ya te habrás sumergido, o si no, te habrás preguntado sobre el mundo de las referencias, SKU`S, compras, albaranes, facturas y códigos de barras. Seguramente te habrás preguntado, lo primero, si para iniciar mi actividad hace falta algún tipo de certificación o codificación que me acredite a operar en el sector del retail. La respuesta es NO. La ley en España no te obliga a generar unos códigos de barras únicos para comenzar a operar en el sector.

Normalmente inicias tu actividad con una tienda online. ¿Qué tengo que hacer? Respecto a este tema en el minuto cero, de momento, nada.

Para poder comprender bien el tema, vamos a empezar hablando sobre unos conceptos básicos. Distingamos dos conceptos, uno es DEFINIR un producto, y otro IDENTIFICAR un producto.

Yo DEFINO un producto, cuando decido las variables que lo describen a la perfección y lo hacen único. Por ejemplo, una sudadera, puede ser de algodón, o de polyester, o de un mix de ellas, puede ser de cuello alto, o cuello redondo… Si yo etiqueto mi sudadera con varias variables, mi artículo quedará en mayor o menor medida, perfectamente definido.

Ahora bien, otro tema distinto es IDENTIFICAR un producto. Esto trata de asignarle un código que lo haga único, y que me ayude a distinguirlo del resto. De puertas para dentro, tu puedes hacer lo que quieras, como si identificas tu artículo con nombres completos, o frases. Ahora bien, el uso de códigos numéricos ayuda en gran medida a que tu código sea lo más sencillo posible pero a la vez completo, al menos, de puertas para dentro.

Sin embargo, cuando tu volumen de artículos comienza a ser muy grande, si no has definido un sistema de IDENTIFICACIÓN de los artículos sencillo, pueden comenzar los problemas. Estos problemas vienen sobre todo de comunicación dentro de tu empresa. Una persona recibe un pedido, otro lo prepara, otro lo almacena, otro lo empaqueta…”Me dijiste que era la sudadera de cuello redondo”….”no, era la de cuello alto”….puede ser un caos. Identificar tus productos con un código, es OBLIGATORIO para que controles tus productos.

Pero es que además, imagínate que no sólo necesitas intercambiar mucha información a nivel interno, si no que intercambias muchísima información con tus proveedores o clientes, y tienes 5.000 referencias en funcionamiento. Tú tienes tu propia forma de entender las referencias, y tu proveedor otra, y tu cliente otra. Esto pinta mal. Una solución es aclararte con tu proveedor de confianza para establecer una vía e idioma de comunicación sencilla. Pero ¿Qué ocurre con este otro proveedor? Otro sistema distinto? ¿El mismo? ¿Y porque usar el sistema de mi proveedor y no el mío?

Por ello, surgen agencias e instituciones que regulan en cierta medida el intercambio de información entre los distintos actores. La creación de sistemas de comunicación digitalizada (como EDI) surge de la necesidad de crear medios estándares de transmitir información de manera sencilla y ordenada.

De puertas para adentro es sencillo si tienes pocas referencias (SKU´s). De puertas para afuera, la comunicación se comienza a complicar. Por eso es muy importante que, cuando tu negocio empiece a crecer, empieces a investigar sobre la utilización de sistemas de comunicación estándar.

En España, la asociación encargada de regular este sistema de comunicación es AECOC, (Asociación Española de Codificación Comercial). Ellos asigna un código GS1 a tu empresa, que será facilitado previo pago de la tasa como asociado a AECOC. Este código será tu número de asociado y a partir de éste se generarán los códigos de barras de tus productos, El código estándar GS1 es utilizado en más de 105 países y ayuda a operar logística y comercialmente con los interlocutores comerciales, ya sean clientes o proveedores.

https://www.gs1es.org/fa/

En Europa este código GS1 se conoce como EAN (European Article Numbering o Numeración Europea de Artículos). AECOC tiene atribuido el número 84, por lo que todos los códigos solicitados en España a AECOC comienzan por esta cifra, aunque no significa necesariamente que el artículo esté fabricado en nuestro país.

  1. Lo primero que debes hacer es ponerte en contacto con AECOC y darte de alta como socio. Ellos te enviarán el boletín de inscripción y la domiciliación bancaria.
  2.   Para darte de alta has de abonar una cuota de entrada y una cuota anual. Si estás empezando, no creo que pagues más de 500€. 
  3. Una vez pagado, AECOC te envía tu ficha de socio con el número GS1 que asignan a tu empresa de forma única y exclusiva. Partiendo de este número, tu empresa podrá codificar hasta mil referencias distintas. También envían una guía de codificación de productos y varios archivos con publicidad sobre los cursos que ellos imparten (previo pago) para aprender a utilizar los códigos. Te remiten a su página web y a las de sus asociados para que instales el software (Hace varios años, ahora supongo que habrás evolucionado) que necesitas para la generación de los códigos.

Ten en cuenta una cosa muy importante, algunos marketplaces te exigen tener tus códigos EAN en regla, piensa que por ejemplo, amazon, o alibaba, al tratarse de una empresa tan internacional, te exigirá el uso de estos códigos únicos a nivel mundial para poder operar en determinados mercados. Piensa que si tu producto cruza fronteras arancelarias, este código será útil, o incluso necesario para poder pasar la frontera.